Zmluvy, protokoly a doklady na jednom mieste: poriadok pre účtovníka

Koniec mesiaca, účtovník sa pýta na podklady a vy hľadáte. Faktúry sú v programe, bločky v peňaženke, zmluva v e-maile spred pol roka a preberací protokol niekde v telefóne. Každý doklad osobitne nájdete, ale spolu to zaberie hodinu.

Tento článok je o tom, ako mať doklady pohromade tak, aby ste ich vedeli rýchlo nájsť vy, účtovník aj prípadná kontrola. Bez zložitých systémov.

Prečo nestačí len faktúra

Faktúra hovorí, čo ste dodali a za koľko. Pri väčšej zákazke však často vznikne otázka, či ste dodali to, na čom ste sa dohodli. Na to slúžia ďalšie dokumenty:

• zmluva alebo objednávka hovorí, čo bolo dohodnuté,
• preberací protokol potvrdzuje, že klient dielo prevzal, a často aj dátum dodania,
• výkaz práce ukazuje, z čoho vznikla suma pri hodinovej sadzbe,
• korešpondencia o zmenách rozsahu alebo ceny.

Účtovník sa o tieto dokumenty zaujíma najmä pri vyšších sumách, pri preddavkoch a pri opravných dokladoch. Ak ich máte pri faktúre, odpoveď nájdete za pár sekúnd.

Ako dlho doklady uchovávať

Faktúry a účtovné doklady sa uchovávajú dlhé roky. Zákon o DPH ukladá platiteľom uchovávať vyhotovené aj prijaté faktúry desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (§ 76 ods. 1 písm. a) zákona o DPH). Rovnakú lehotu má pre účtovné doklady a účtovné knihy účtovnej jednotky aj zákon o účtovníctve (§ 35 ods. 3 písm. c) zákona č. 431/2002 Z. z.). Pri iných dokumentoch môžu platiť iné lehoty, pri nejasnostiach sa preto poraďte s účtovníkom.

Desať rokov je dlhý čas. Papier vybledne, e-mailová schránka sa zmení a telefón vymeníte. Oplatí sa preto mať doklady na mieste, ktoré prežije výmenu zariadení.

Jednoduchý systém, ktorý funguje

Nemusíte zavádzať archív so šanónmi. Stačí dodržiavať niekoľko pravidiel:

1. Doklad patrí k faktúre, nie do priečinka „rôzne“. Zmluvu, protokol a výkaz uložte priamo k faktúre, ktorej sa týkajú. Keď sa niekto spýta na faktúru, nájdete všetko na jednom mieste.

2. Dokumenty bez faktúry majú vlastné miesto. Poistky, plné moci a rámcové zmluvy, ktoré sa netýkajú jednej faktúry, majú mať jedno spoločné miesto. Nie desať priečinkov na troch zariadeniach.

3. Bločky nahrajte hneď. Bloček býva vytlačený na termopapieri a časom vybledne. Odfoťte ho alebo nahrajte v deň nákupu.

4. Účtovník si podklady berie sám. Namiesto posielania príloh e-mailom je jednoduchšie dať účtovníkovi prístup na prezeranie. Vidí aktuálny stav a nemusí sa pýtať, či mu niečo neušlo.

Príklad: jedna zákazka, všetky dokumenty

Malá firma robí pre klienta nový e-shop za 6 000 €. Počas zákazky vznikne:

1. podpísaná zmluva o dielo,
2. zálohová faktúra na 2 000 €,
3. preberací protokol s dátumom odovzdania,
4. konečná faktúra na zvyšnú sumu,
5. dobropis, keď sa klient s firmou dohodne na zľave za oneskorenie jednej funkcie.

Ak je všetko uložené pri príslušných faktúrach, účtovník ich zaúčtuje bez ďalších otázok. A ak sa o dva roky niekto opýta, prečo bol dobropis vystavený, odpoveď je hneď vedľa neho.

eFaktúry a doklady o doručení

Od roku 2027 budú faktúry od platiteľov DPH slovenským firmám chodiť ako eFaktúry. Pri eFaktúre pribudne ešte jeden typ záznamu: potvrdenie o doručení. Doručovacia služba musí vedieť preukázať dátum a čas odoslania, doručenia a prijatia eFaktúry (§ 76a ods. 2 písm. d) zákona o DPH). Ak sa klient niekedy ozve, že faktúru nedostal, záznam o doručení je jednoduchý spôsob, ako ukázať, kedy ju jeho poštár prevzal.

Ako to funguje v Billiwo

V Billiwo nájdete na stránke Dokumenty všetky súbory firmy: vydané faktúry, doklady nahraté k výdavkom, prílohy a ostatné dokumenty. Zoznam filtrujete podľa typu a pri každom súbore sa dostanete na záznam, ku ktorému patrí.

V detaile faktúry alebo výdavku pridáte prílohu a zvolíte jej druh, napríklad zmluva, preberací protokol, poistka alebo plná moc. Súbory, ktoré nepatria k žiadnej faktúre, nahráte medzi Ostatné dokumenty. Ak faktúru alebo výdavok zmažete, prílohy sa nestratia, presunú sa medzi Ostatné dokumenty.

Účtovníka pozvete s prístupom len na prezeranie. Za každý mesiac si stiahne ZIP s PDF faktúr a dokladmi výdavkov, prípadne export do Pohody alebo ISDOC. Pri odoslanej eFaktúre si stiahnete aj záznam o doručení.

Ak chcete mať doklady k zákazkám pohromade, Billiwo môžete 30 dní používať zadarmo a bez platobnej karty. Potom stojí 3,99 € mesačne s DPH.