Ako skrátiť čas, kým vám klienti zaplatia

Práca je hotová, faktúra odišla a peniaze nikde. Pre živnostníka alebo malú firmu nie je oneskorená platba len nepríjemnosť. Je to mesiac, keď z vlastného platíte nájom, odvody a dodávateľov, kým klient „to minulý týždeň zadal“.

Úplne sa tomu vyhnúť nedá. Dá sa však výrazne skrátiť čas, kým peniaze prídu. Väčšina tipov v tomto článku nestojí nič, len trochu poriadku.

Fakturujte hneď, nie na konci mesiaca

Najjednoduchší spôsob, ako dostať zaplatené skôr, je skôr vystaviť faktúru. Ak dokončíte zákazku 3. v mesiaci a faktúru vystavíte až 30., peniaze prídu takmer o mesiac neskôr, hoci splatnosť je rovnaká.

Pri jednorazových zákazkách preto faktúru vystavte v deň odovzdania. Pri pravidelných službách si dohodnite pevný deň, napríklad prvý pracovný deň nasledujúceho mesiaca, a toho sa držte.

Splatnosť dohodnite vopred

Splatnosť faktúry by nemala byť prekvapením. Dohodnite ju v zmluve alebo v objednávke a na faktúre ju uveďte ako konkrétny dátum, nie len „14 dní“. Klient aj jeho účtovníčka tak hneď vidia, dokedy majú zaplatiť.

Kratšia splatnosť nemusí znamenať rýchlejšiu platbu, ak si ju klient nevšimne. Jasný dátum, ktorý ste si dohodli, funguje lepšie ako krátka lehota, ktorú klient nečakal.

Pri väčších zákazkách si pýtajte zálohu

Ak robíte zákazku na niekoľko týždňov alebo nakupujete materiál vopred, nemusíte celé riziko niesť sami. Dohodnite si zálohu a vystavte zálohovú faktúru, ešte kým začnete. Záloha zároveň ukáže, ako to klient s platením myslí.

Odstráňte dôvody, prečo klient nezaplatí

Časť oneskorených platieb nie je zlou vôľou, ale tým, že faktúra niečomu nevyhovuje:

• chýba číslo objednávky, ktoré klient vyžaduje,
• popis je príliš všeobecný a schvaľovateľ nevie, za čo sa platí,
• faktúra prišla na adresu, ktorú nikto nečíta,
• chýba IBAN alebo variabilný symbol.

Pri novom klientovi sa preto hneď na začiatku opýtajte, na akú adresu má faktúra chodiť a či potrebuje číslo objednávky. Ušetríte si neskoršie dohady.

Uľahčite samotnú platbu

QR kód Pay by square na faktúre znamená, že klient nemusí nič prepisovať. Naskenuje kód v aplikácii banky a platba sa vyplní sama. Platba potom príde v správnej sume a so správnym variabilným symbolom, takže ju ľahko priradíte k faktúre.

Pripomeňte sa slušne a včas

Upomienka nie je útok. Väčšina klientov, ktorí nezaplatia včas, na faktúru jednoducho zabudla. Krátka a vecná správa krátko po splatnosti preto funguje lepšie ako dlhý list po dvoch mesiacoch.

Príklad: faktúra je splatná 15. októbra. 17. októbra pošlete krátky e-mail: „Dobrý deň, posielam pripomienku k faktúre 2026045 na 1 230 €, ktorá bola splatná 15. 10. Ak ste ju už uhradili, správu prosím ignorujte. Faktúru prikladám.“ Ak sa nič nestane, o týždeň zavoláte.

Takýto postup je zdvorilý, nikoho neurazí a klient má faktúru opäť po ruke.

Majte prehľad, kto mešká

Upomienku pošlete, len ak viete, že platba neprišla. Ak platby kontrolujete ručne vo výpise, ľahko niečo prehliadnete alebo naopak upomeniete klienta, ktorý už zaplatil. Pravidelná kontrola, napríklad raz týždenne, je preto základ.

Keď nič nepomáha

Ak klient nereaguje ani na opakované pripomienky, zvážte písomnú výzvu na zaplatenie a ďalšie kroky. Obchodný zákonník dáva veriteľovi pri omeškaní s peňažným záväzkom právo na úroky z omeškania (§ 369 Obchodného zákonníka) a na paušálnu náhradu nákladov spojených s uplatnením pohľadávky (§ 369c), a to bez osobitného upozornenia. Výšku sadzby úrokov, ak nie je dohodnutá v zmluve, aj výšku paušálnej náhrady určuje nariadenie vlády. Ako postupovať v konkrétnom prípade, sa poraďte s účtovníkom alebo advokátom.

Ako s tým pomáha Billiwo

V Billiwo má každá slovenská faktúra QR kód Pay by square. Faktúra, ktorá nie je zaplatená po dátume splatnosti, sa sama označí ako po splatnosti, takže v zozname hneď vidíte, kto mešká.

Keď nahráte výpis z účtu vo formáte XML (camt.053), platby sa spárujú s faktúrami podľa variabilného symbolu. Z detailu faktúry potom pošlete upomienku e-mailom aj s PDF faktúry. Upomienka neodíde sama, až keď kliknete „Odoslať upomienku“. Zálohové faktúry a cenové ponuky vystavíte v tej istej aplikácii a ponuku zmeníte na faktúru jedným klikom.

Ak chcete mať prehľad o neuhradených faktúrach na jednom mieste, Billiwo môžete 30 dní používať zadarmo a bez platobnej karty. Potom stojí 3,99 € mesačne s DPH.